Отдел делопроизводства администрации города Балаково

Почтовый адрес: 413800, Саратовская область, г. Балаково, ул. Трнавская, д.12, кабинет № 110

Телефон: (8453) 62-03-80

E-mail: delo@mo-balakovo.ru

Время работы: с 8.00 до 18.00

Сотрудники отдела:

Начагина Светлана Александровна — начальник отдела делопроизводства администрации города

Шишова Мария Владимировна – главный специалист отдела делопроизводства администрации города

Логинова Марина Вениаминовна – делопроизводитель отдела делопроизводства администрации города

Кузнецова Наталья Владимировна – делопроизводитель отдела делопроизводства администрации города

Уступкина Валентина Евгеньевна – руководитель службы по работе с обращениями граждан отдела делопроизводства администрации города

Хорищенко Лариса Васильевна – делопроизводитель службы по работе с обращениями граждан отдела делопроизводства администрации города

Основные задачи и функции отдела

Задачи Отдела

— Организационно-техническое обеспечение ведения делопроизводства  администрации.

— Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения, подготовки документов к передаче на архивное хранение в соответствии            с действующими нормативами.

— Обеспечение централизованного учета обращений граждан.

— Осуществление контроля за своевременным и полным рассмотрением обращений граждан, направленных в структурные подразделения администрации, организации, учреждения и предприятия  города Балаково.

— Совершенствование форм и методов работы с документами                         в администрации на основании единой технической политики и применения современных программно-технических комплексов подготовки и обработки документов.

— Обеспечение контроля над надлежащим исполнением структурными подразделениями администрации, должностными лицами действующих нормативных и методических документов по документационному обеспечению управления.

Функции Отдела

— Организация и регламентирование документооборота в администрации муниципального образования город Балаково.

— Контроль над организацией документооборота в структурных подразделениях администрации.

— Осуществление экспедиционной обработки, регистрация документов и учетно-справочной работы по документам, в том числе:

прием и регистрация поступающей в администрацию служебной корреспонденции и письменных обращений граждан.

регистрация исходящих из администрации муниципального образования город Балаково служебных документов и писем                           по рассмотрению обращений граждан.

регистрация постановлений и распоряжений главы администрации муниципального образования город Балаково.

организация рассылки распорядительных и информационных документов администрации организациям, учреждениям, предприятиям и гражданам, в соответствии с реестром рассылки, представленным ответственным исполнителем документа.

прием и регистрация (через секретариат администрации) служебной информации по официальным каналам факсимильной связи.

— организация своевременного рассмотрения главой  администрации муниципального образования город Балаково поступающих документов.

— Формирование и доставка почты со служебной корреспонденцией для главы администрации муниципального образования город Балаково, заместителей главы, руководителей структурных подразделений администрации.

— Обобщение и анализ сведений о ходе и результатах подготовки и исполнения служебных документов и документов по рассмотрению обращений граждан, систематическое информирование главы по этим вопросам.

— Осуществление контроля над доступом к служебной документной информации и ее использованием.

— Разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины среди муниципальных служащих при работе со служебными документами        и  обращениями граждан.

— Внедрение и ведение электронной документационной базы администрации.

— Разработка Инструкции по делопроизводству в администрации  муниципального образования город Балаково, методических указаний                и рекомендаций по документационному обеспечению управления.

— Составление номенклатуры дел администрации, формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой

— Выдача и заверение выписок, копий документов, в соответствии            с установленными требованиями.

Назад в раздел